Проводила как-то стратегическую сессию на производственном предприятии. С клиентом и его командой заместителей мы решали задачу: как синхронизировать всю цепочку создания ценности — от первого разреза металла до отгрузки клиенту, — чтобы стратегические планы по росту не разбивались о хроническое несоблюдение сроков.
В таких сессиях я часто использую метод организационных расстановок. Участники становятся заместителями ключевых элементов: кто-то — продукт, кто-то — деньги, кто-то — клиент.
Так вот, как только всё синхронизировалось и выстроилось идеально, дверь резко открылась — и в кабинет влетел опоздавший участник. Быстро сообразив, что все встали в каком-то порядке, он спросил: «Куда мне встать в нашу цепочку?»
Учитывая, что в организационных расстановках случайное не случайно, я спросила у группы: «Кто это зашёл, как вы думаете?»
Они засмеялись и хором ответили: «Срочный заказ!».
И добавили: «У нас в реальности всегда так. Как только вроде бы всё налажено, врывается срочный заказ. И не знаешь, куда его встроить».
Далее мы перестраивали процесс с учётом новых вводных. Всё удачно. И вот что важно: В бизнесе мы привыкли делить процессы на «нормальный ход» и «форс-мажор». Мы строим идеальные схемы, предполагая, что внешняя среда будет статичной. Но организационные расстановки наглядно показывают: то, что мы называем «помехой» (срочный заказ, неожиданный запрос топ-менеджера), — на самом деле полноправный элемент системы.
В нашем случае «срочный заказ» пришёл не просто так. Группа мгновенно его узнала, потому что в их операционной деятельности эта фигура существовала всегда, но… без места в архитектуре бизнес-процессов. Они пытались строить процессы без учёта неотъемлемой части своей реальности.
Как только мы перестали считать срочный заказ «нарушителем спокойствия» и включили его в цепочку как законное звено — процесс починился.
Вот три вывода, которые все наглядно увидели из этой расстановки:
В системе нет ничего лишнего. Если какая-то фигура (роль, задача, проблема) постоянно «врывается» в ваш процесс, значит, она ждёт, чтобы ей выделили официальное место. Игнорирование приводит к хаосу; интеграция — к управляемости.
Скорость реакции ≠ отсутствие системы. Часто мы боимся встраивать «срочные заказы» в регламент, думая, что это сделает процесс неповоротливым. На практике, когда у хаоса есть выделенная «полоса движения» (процесс), он перестаёт разрушать остальные потоки.
Система видит правду быстрее аналитика. Группа засмеялась и назвала опоздавшего «срочным заказом» за секунду. Феномен поля точнее любого опроса скажет вам, где у вас болит. Задача фасилитатора — просто спросить.
Зрелость управления определяется не способностью выстроить идеальную схему в статике, а умением включить в неё то, что уже существует, но пока не нашло своего места. Срочный заказ, незапланированный запрос, неожиданная задача — всё это не враги порядка, а его будущие элементы, ожидающие своей легитимации. Перестаньте их исключать — и они перестанут быть авралами.
Если ваши "срочные заказы" постоянно срывают планы и выматывают команду — свяжитесь со мной, разберем вашу ситуацию и, обсудим, как это быстро исправить.